Reguli de bun simt in comunicarea pe mail

Nu stiu voi, dar eu primesc foarte multe emailuri. Unele vin ca urmare a intalnirilor de business networking sau evenimentelor la care particip, altele sunt reci si vin din baze de date cumparate sau altele intra direct in spam. Se vorbeste mult despre tehnici de emailing, dar cred ca pana la tehnici, ar trebui sa cunoastem cateva reguli de bun simt in comunicarea pe mail.

Tocmai pentru ca primesc multe emailuri, trebuie sa le si filtrez. De la invitatii, prezentari de produse sau propuneri de colaborari, emailurile au multe greseli care le descalifica din start. Simt de multe ori ca nici expeditorul nu e sigur ca a scris un email bun, dar daca e un task la job, e facut “ca sa fie”. Sau ca nu a fost prea interesat de ceea ce a scris, inainte sa dea send. Seriously, people!

Pentru ca eu comunic foarte mult pe mail, am citit diverse articole pe aceasta tema. Am trecut si prin sfaturile lui Eric Schmidt, presedintele executiv Google. Iata ce am retinut, testat si aplicat:

1. Scrie un subiect clar si direct.

Multa lume are probleme in a gasi un subiect potrivit pentru emailuri. Nu e insa asa de greu. „Schimbare data intalnire” daca vrei sa amani o intalnire deja stabilita. „Intrebare rapida despre prezentarea dumneavoastra” daca vrei sa afli ceva inainte de o prezentare deja stabilita. Sau „Propuneri la oferta” daca revii cu detalii pentru o oferta primita. Si tot asa. Gandeste-te simplu “de ce trimit mailul?”

Stiati ca multi oameni decid daca citesc un email sau nu in functie de subiectul acestuia? Stiati, ca si voi faceti la fel :) Tocmai de aceea ar trebui sa ne gandim putin inainte de a scrie ceva banal doar de umplutura.

2. Foloseste o adresa de email profesionala.

Daca lucrezi pentru o companie, foloseste mailul companiei. Daca folosesti un mail personal – adica esti freelancer sau ai o adresa pentru corespondenta profesionala personala – trebuie sa fii atent ce adresa de mail folosesti. Specilistii spun ca trebuie sa ai o adresa care foloseste numele, astfel ca destinatarul sa stie cine a trimis emailul. Si renuntati la adresele pe care le aveti ramase din „copilarie” precum „frumusik” „marianboss” sau chiar „loverman2002”. Vor intra direct in spam :)

3. Nu abuza de butonul „reply all”

Mare grija la butonul „reply all”. Nimanui nu-i place sa primeasca emailuri de la 20 de persoane pe care nu le cunoaste. Daca este vorba de un grup si raspunsul este in interesul tuturor, atunci apasati „reply all”. Altfel, raspundeti punctual si individual, fara a le spama casutele de mail celor care nu sunt implicati in problema. E cea mai enervanta greseala, trust me!

4. Foloseste formule de salut profesionale

Intr-un mail oficial, nu folositi formule de salut de genul „salutare oameni buni”, „hello dragilor” sau „hey doll”. Ele merg insa informal. Intre prieteni.

Am aflat ca nu e ok nici sa prescurtezi numele destinatarului. Daca il cheama Michael, ii poti spune Mike la o cafea, dar in email, ar fi bine sa-i scrii numele complet.

5. Foloseste semnele de exclamare rar.

Daca trebuie sa folosesti un semn de exclamare, foloseste-l cu grija, pentru a exprima incantarea. Oamenii tind sa se lase purtati de val si sa foloseasca multe semne de exclamare la sfarsitul propozitiilor. Rezultatul poate fi un mesaj prea emotional sau chiar imatur. Intr-un mail, semnul de exclamare trebuie folosit cu grija.

6. Mare atentie la umor

Umorul este cel mai usor de interpretat, atunci cand nu este folosit personal – cu tonul si expresia potrivita. Intr-un schimb de mailuri profesionale, e mai bine sa lasi umorul la o parte. Daca insa il cunosti bine pe destinatar, e ok sa-l folosesti. Tine minte insa ca umorul e subiectiv- ceva ce tie ti se pare haios, poate parea total gresit altora.

E foarte greu sa transmiti intr-un mail tonul pe care l-ai folosi vorbind direct cu persoana respectiva. Daca ai chef sa-i spui un banc, mai bine da-i un telefon :)

7. Raspunde emailurilor — chiar si atunci cand nu au fost pentru tine

Stiu ca e dificil sa raspunzi fiecarui email primit, dar merita sa incerci. Chiar daca ai primit un mail care nu iti era destinat, e de bun simt sa raspunzi la email si sa anunti greseala. Gandeste-te la tine cand trimiti un mail – ti-ar placea sa ti se raspunda, nu? Mie, da. Apreciez oamenii care imi ofera minutul de aur – raspunsul la email.

8. Corecteaza fiecare mesaj

Greselile din emailul tau nu vor trece neobservate de destinatari si ar fi pacat sa fii judecat sau chiar etichetat gresit din cauza unor greseli de tastare poate.

Nu te baza pe verificarea automata. Citeste mailul imediat ce l-ai terminat de scris. Fa o pauza si apoi citeste-l iar. De preferat cu voce tare, daca spatiul iti permite.

9. Adauga adresa de email ultima data

Asta e ceva ce am invatat „the hard way”. E posibil ca adaugand la inceput adresa de mail sa iti scape un send, inainte de a verifica ce ai scris sau chiar de a termina ce aveai de scris. Concentreaza-te pe continut si la final adauga adresa de email. Nu te grabi sa dai send dupa ce ai selectat adresa de mail. Mai verifica odata. E usor sa confunzi adresele, ceea ce ar putea sa te puna intr-o situatie mai mult decat dificila.

10. Pastreaza fonturile clasice

Esti tentat sa alegi un font care arata „altfel”? Mai bine nu. Comic Sans poate fi folosit pe o felicitare sau o invitatie la party, dar nu intr-un email oficial.

Pastreaza regula de aur: font Arial, Calibri sau Times New Roman. Marime 10 sau 12. Culoare negru.

Uitati de abrevieri de genul THX, dar nu uitati ca in scris, DACA SCRII ASA, inseamna ca tipi. Uneori, chiar lucrurile de baza ne dau batai de cap.

Classic is fantastic. Happy emailing :)

2 Comments
  • Popescu
    December 10, 2016

    Salut,
    Este permis sa editezi in corpul unui mail fraze cu litere ingrosate si scrise cu rosu? Poate fi considearata o abatere? Am inteles ca poate fi considerat un mesaj ce influenteaza emotional, insa nu am gasit nimic in acest sens.

    Multumesc!

    • roxana
      December 12, 2016

      Buna,

      Rosu in general este culoarea care atrage atentia. Nu cred ca poate fi vorba despre influenta emotionala, dar cred ca echilibrul este raspunsul. Sa nu abuzam de bold si de culori. Si keep it simple :)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *