Trebuie sa participi la o intalnire de afaceri? Sau o intalnire de networking? O conferinta sau un eveniment de business? Fie ca te-a trimis seful sau esti antreprenor si ai hotarat sa mergi sa vezi ce se intampla acolo, exista o eticheta a intalnirilor de afaceri pe care e bine sa o stii si sa o respecti. Pentru ca prima impresie conteaza, oricat de mult am vrea sa nu fie asa. Cum iti croiesti asadar drumul spre o intalnire de succes?

Eu am invatat regulile astea din mers. Fisa postului continea mersul la evenimente, pe vremea cand evenimentele mi se pareau o pierdere totala de timp. Si chiar erau. Nu stiam cum sa ma pregatesc si cum sa abordez oameni noi. Intre timp, am mai invatat. Invat cu fiecare intalnire la care particip si am emotii in continuare. Mi-a spus cineva ca atunci cand nu voi mai avea, am devenit robot 🙂

Cei de la Business Insider au facut un grafic interesant, legat de ceea ce trebuie sa faci sau sa nu faci la intalnirile de business. Sunt reguli de baza si de bun simt, dar credeti-ma, putini oameni tin cont de ele.

1. Amesteca-te in multime intainte ca intalnirea sa inceapa.

Cand ajungi in sala, cauti un loc in spate, te asezi si iti scoti telefonul? Gresit! Ocupa-ti locul in sala, pune telefonul pe silent si mergi in multime pentru a cunoaste oameni noi. Stiu, este in afara zonei de confort. Exact de acolo incep sa se intample lucrurile. Nu-ti fie teama sa intrebi. E un inceput bun de conversatie.

2. Fii concis.

Spune ceea ce trebuie sa spui, in cat mai putine cuvinte. Pregateste-ti un elevator pitch, dar nu-l repeta ca pe poezie fiecarei persoane din grupul in care ai intrat. Adauga mereu ceva fresh prezentarii tale. Asigura-te ca oamenii te vor tine minte. Acum ceva timp ma prezentam croitor. Ba mai mult, la un eveniment am luat cu mine un metru de croitorie. Ca in poza. Multa lume inca ma tine minte de atunci, desi croiam doar solutii de business.

3. Fii primul care intinde mana, mai ales daca esti gazda intalnirii.

Cand ajungi la un eveniment ca invitat, ar fi bine ca gazda sa te intampine si sa-ti intinda mana prima, nu? E mai greu la evenimentele mari, dar nu imposibil. Daca esti gazda, stai si primeste invitatii. Se vor simti mai confortabil si se vor deschide mai mult pentru comunicare. Fii tu cel care intinde mana si daca esti invitat. De preferat, ferm si cu zambetul pe buze 🙂

4. Stai in picioare cand faci cunostinta cu cineva sau ti se prezinta o persoana.

Eu spun mereu ca oamenii iti aud cuvintele, dar iti simt atitudinea. Stai in picioare cand faci cunostinta pentru a-ti face simtita prezenta. Vei fi ignorat mai usor daca stai jos si cu siguranta nu vei fi tinut minte. Este valabil si pentru atunci cand te prezinti. E mai bine sa ai emotii in picioare, decat sa fii relaxat stand jos.

5. Fii punctual.

Daca nu respecti timpul tau, respecta-l pe al celorlalti. Nu e deloc ok sa ajungi dupa ce intalnirea a inceput, agitat si rusinat. Ajungand mai devreme poti sa te familiarizezi cu locatia si evenimentul. Si mai ales, poti sa te pozitionezi din start ca un om punctual. E important, credeti-ma!

6. Stai cum trebuie pe scaun.

Ajusteaza-ti scaunul si pozitia, cu a celorlalti. Nu confunda scaunul de la masa cu cel de la terasa, sau cu un sezlong. Si nu dati din picioare pe sub masa. Veti da impresia ca v-ati plictisit, chiar daca nu e asa 🙂

7. Imbraca-te potrivit evenimentului.

La un eveniment de business, hainele te pot pozitiona cum trebuie sau te pot descalifica din start. De ce sa-ti stirbesti singur autoritatea, venind intr-un tricou la o conferinta de business? Daca esti invitat la o intalnire casual, renunta la sacou, dar nu si la camasa. Cu maneca lunga. Si nu-ti fa griji, va fi aer conditionat.  Adidasii sunt pentru sport. Nu e bine sa alergi dupa contacte, cu atat mai putin in adidasi!

8. Nu trageti scaunul pentru o persoana.

Recunosc, pe asta nu o stiam nici eu. Se pare ca e ok sa tii usa, dar nu si scaunul pentru cineva. Este o regula sociala care nu se aplica si la intalnirile de business. De luat aminte!

9. Vino pregatit.

Orice eveniment are o agenda si vei primi o invitatie. Sau ceva, o descriere. E bine sa stii care e subiectul central de discutie, care e panel-ul de invitati si poate chiar sa stii ce vrei sa afli. Stabileste-ti un obiectiv pentru fiecare intalnire. Fiecare prezentare are o sectiune de intrebari si raspunsuri la final. Profita de sectiunea asta!

10. Respecta agenda evenimentului.

Daca esti invitat, e bine sa stii cand sunt pauzele de cafea si cand vei putea raspunde la telefon. Daca tu tii intalnirea, e bine sa respecti agenda evenimentului pentru cei care s-au pregatit in functie de ea. Un eveniment ar trebui sa se termine la ora anuntata si sa ramana doar cei care si-au pastrat extra timp in agenda. Timpul e un lux pe care nu toti il au la indemana.

11. Vorbeste tare si ferm.

Vorbeste indeajuns de tare ca sa te faci auzit(a). Nu urla 🙂 Pregateste intotdeauna ceva memorabil pentru deschiderea prezentarii, ca sa te asiguri ca toata lumea lasa telefoanele jos. E teribila lupta cu tehnologia. Sunt destule pont-uri pe net despre cum “spargi gheata”. Le testez si vi le spun pe cele care au mers in curand.

12. Cunoaste regulile nescrise ale evenimentelor de business.

Desi nu este politicos sa intrerupi, o poti face atunci cand speakerul isi roaga audienta sa il/o intrerupa cu intrebari. De cele mai multe ori, intrebarile sunt cele care dau startul unor discutii constructive. Dar trebuiesc puse cum si cand trebuie. Abtine-te de la comentarii cu voce tare!

13. Bea cafea si apa, dar lasa mancarea pentru pauza.

Posibil sa fii invitat la un mic dejun de afaceri, la restaurant. E ok sa mananci. Dar la o intalnire de business matinala, lasa mancarea pentru pauza. Mananca acasa sau inainte de eveniment. Ia-ti o cafea si o apa, ca sa nu fii nevoit sa te ridici in timpul evenimentului si nu aduce la masa mirosurile gustarilor de la pauza. Vei fi perceput ca cineva care a venit pentru cu totul alte motive.

14. Nu tine telefonul pe masa.

In afara de faptul ca iti va distrage atentia, poate fi stanjenitor daca ai poze personale pe ecran sau daca primesti mesaje haioase. Tine cont ca la o masa vei sta cu 5-8 alte persoane de business. Daca trebuie neaparat sa raspunzi, paraseste incaperea in liniste. Nu e placut pentru speaker, dar daca e important, poti sa o faci. Urgent sa nu fie – urgentele sunt doar la spital 🙂

15. Nu pune toate intrebarile la final!

 Stiti genul ala de persoana, care la sfarsitul unei prezentari, va spune tot ce are pe suflet si va uita sa puna un final intrebarii sale? Cu totii o stim! Pune intrebarea potrivita si lasa si pe altii. Daca vrei sa dezvolti mai mult cu speaker-ul, mergi si schimba o carte de vizita cu el la pauza. Ii poti propune o intalnire viitoare, chiar. Si uite asa – ai stabilit un contact la o intalnire de business. Felicitari!

Nu e greu. Ca sa inveti sa inoti, trebuie sa te arunci in apa. Ce mai astepti?